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Inhaltsverzeichnis 1 Überblick 2 Schritt 1 – Tarif prüfen 3 Schritt 2 – KI-Agent anlegen 4 Schritt 3 – Basis-Prompt (Hauptanweisungen) erstellen 5 Schritt 4 – Unter-Prompts (Spezialanweisungen und zusätzliche Regeln) 6 Schritt 5 – Was nach dem Gespräch passieren soll 6.1 E-Mail-Nachbearbeitung 6.2 Webhook-Nachbearbeitung 7 Schritt 6 – Routing & Ansage konfigurieren 7.1 Routing auf den KI-Agenten 7.2 Hinweis-Ansage vorschalten 8 Schritt 7 – Testanruf durchführen 9 Checkliste: Einrichtung abgeschlossen?

Überblick

Diese Anleitung führt Sie durch die wichtigsten Schritte zur Einrichtung der Telefon-KI in Ihrem VoIP-Tarif:

1. Tarif prüfen
2. KI-Agent anlegen
3. Basis-Prompt (Hauptanweisungen) erstellen
4. Unter-Prompts (optional) anlegen
5. Nachbearbeitung (E-Mail/Webhook) konfigurieren
6. Routing einrichten und Ansage vorschalten
7. Testanruf durchführen

Sie müssen nicht alle Funktionen nutzen. Für ein einfaches Setup reichen in der Regel:

• ein aktivierter Tarif mit KI-Funktionen,
• ein KI-Agent mit sinnvollen Hauptanweisungen,
• eine vorgeschaltete Hinweis-Ansage,
• ein passendes Routing auf den KI-Agenten.

Alles Weitere (Unter-Prompts, Webhooks, Mitschnitte …) sind optionale Erweiterungen, die zudem nicht in jedem Tarif bei uns zur Verfügung stehen.

Schritt 1 – Tarif prüfen

Bevor Sie mit der Einrichtung starten, prüfe Sie bitte, ob in Ihrem Tarif die Telefon-KI unterstützt:

• Öffnen Sie den betreffenden VoIP-Tarif in unserem Webinterface.
• Wechseln Sie in den Bereich KI-Funktionen. Dieser wird, wenn KI aktiviert ist und damit zur Verfügung steht, VOR „Routing und Weiterleitungen“ angezeigt. Fehlt diese Option, wenden Sie sich bitte an unseren Support um gemeinsam Ihre Optionen zu prüfen.
• Prüfen Sie dort unter anderem:
  • wie viele KI-Agenten du anlegen darfst,
  • ob Unter-Prompts (Spezialanweisungen) verfügbar sind,
  • ob ein MCP-Server genutzt werden kann (falls du externe Systeme über KI-Tools anbinden willst),
  • ob E-Mail- und Webhook-Nachbearbeitung erlaubt ist.

Wenn Sie VoIP-Reseller sind, können Sie diese Limits und Optionen im Tarifbaustein für Ihre Kund:innen für Ihre Tarife individuell festlegen.

Schritt 2 – KI-Agent anlegen

Sobald der Tarif passt, legen Sie Ihren ersten KI-Agenten an.

1. Klicken Sie im Menü des VoIP-Tarifs auf KI-Funktionen (VOR Routing- und Weiterleitungen).
2. Lesen Sie sorgfältig die angezeigten Hinweise zur Nutzung der Telefon-KI (Disclaimer / Haftung) und bestätigen diese
3. Klicken Sie auf Agent anlegen. Je nach Tarif können Sie einen oder mehrere Agenten anlegen und konfigurieren. Ein Agent ist quasi dein Stellvertreter / Sekretär) der für Sie ans Telefon geht und dem Sie Wissen und Anweisungen mitgeben, wie er sich am Telefon verhalten soll. Auf einer Durchwahl Deiner Buchhaltung haben Sie vielleicht andere Themen wie auf der Zentrale - deshalb gibt es die Option verschiedene Agenten anzulegen.

Im Dialog zur Agent-Konfiguration:

Name

Geben Sie Ihrem Agenten einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Rezeption Haus XYZ“, „Support-Hotline der Praxis Y“, „Notdienst-Info“).

Der Name dient nur innerhalb des Webinterfaces, in E-Mails und Protokollen zur Identifizierung.

Er wird nicht automatisch in den Prompt übernommen – Sie müssen also im Prompt trotzdem beschreiben, wie sich die KI am Telefon vorstellen soll.

Stimme

Wählen Sie eine Stimme, die zu deinem Einsatz passt (z. B. freundlich, neutral, männlich/weiblich).

Sie können später jederzeit testen und die Stimme wechseln.

Agent aktivieren

Aktivieren Sie den Agenten erst dann, wenn du Prompt, Routing und Ansage fertig konfiguriert ist.

Schritt 3 – Basis-Prompt (Hauptanweisungen) erstellen

Im Feld „Hauptanweisungen an den Agenten“ beschreiben Sie, wie sich die KI verhalten soll und welches Wissen sie hat. Der Basis-Prompt ist so etwas wie das „Handbuch“ und die „Rollenbeschreibung“ deiner Telefon-KI.

Typische Inhalte:

• Wie meldet sich die KI am Telefon?
• Welche Aufgaben soll sie übernehmen?
• Welche Informationen hat sie (Wissensdatenbank)?
• Wie soll sie in typischen Situationen reagieren?
• Was darf sie auf keinen Fall tun oder sagen?

Empfehlungen für den Aufbau:

• Nutze Überschriften im Markdown-Format (z. B. `# Rolle`, `## Begrüßung`, `## Umgang mit Gästen`, …).
• Verwende Aufzählungen (`-` oder `*`) für Regeln, Beispiele und Do’s & Don’ts.
• Beschreibe typische Anrufergruppen (z. B. Gäste/Kund:innen, Lieferant:innen, Werbeanrufe) und das gewünschte Verhalten.
• Definiere klare Grenzen:
  • keine verbindliche Rechtsberatung,
  • keine medizinischen Diagnosen,
  • bei Unsicherheit lieber an Menschen weiterleiten.

Auf der Wiki-Seite Gute Prompts schreiben finden Sie eine ausführliche Anleitung zum Aufbau des Basis-Prompts sowie Musterstrukturen.

Schritt 4 – Unter-Prompts (Spezialanweisungen und zusätzliche Regeln)

Unter-Prompts eignen sich für Themen, die im Basis-Prompt zu umfangreich wären oder eigene Regeln brauchen. Beispiele:

• Spezielle Angebote eines Restaurants wie Kegelbahnen, Brunch, Frühstück, Grillabend, Wanderwege usw.
• Reservierungen und Buchungen,
• Reklamationen und Beschwerden,
• Lieferanten- und Logistikthemen,
• Notdienst- oder Bereitschaftsregelungen.

Vorgehen:

1. Legen Sie im Bereich Unter-Prompts (Spezialanweisungen und zusätzliche Regeln) einen neuen Unter-Prompt an. Z.B. einen zum Thema Brunch, einen für die Kegelbahn usw.
2. Tragen Sie die Stichworte ein, bei denen dieser Unter-Prompt genutzt werden soll. Sie können mehrere Stichworte eingeben wenn es Synonyme gibt (z.B. Brunch, Familienbrunch, Sonntagsbrunch)
3. Beschreiben Sie im Unter-Prompt die Spezialregeln und das dazugehörige Wissen, z.B. alles zum Thema Brunch. Versuche dabei alle aufkommenden Fragen zu beantworten (was ist beim Brunch alles dabei? Was kostet der Brunch? gibt es für Kinder reduzierte Preise? Was ist für vegetarische Gäste dabei, wann geht es los, wie lange gilt der Brunch, sind Getränke inklusive usw.)

Wichtig:

• Die KI startet das Telefonat mit dem Basis-Prompt. Die Unter-Prompts sind erstmal nicht präsent.
• Verweisen Sie im Basis-Prompt kurz auf den Unter-Prompt, z. B.:

 *„Wenn es um Reservierungen geht, findest du weitere Informationen im Unter-Prompt ‚Reservierungen‘.“*

• So stellen Sie sicher, dass die KI den Unter-Prompt zuverlässig berücksichtigt, auch wenn sich die Erkennung der Stichworte einmal schwierig gestaltet. Der Unter-Prompt wird also erst nachgeladen, wenn die Informationen benötigt werden.
• Nicht in allen Tarifen sind Unter-Prompts enthalten. Die Anzahl an Unter-Prompts und deren Länge können sich je nach Tarif unterscheiden.
• Testen Sie ob das Wissen der Unter-Prompts zuverlässig abgerufen wird, zur Verfügung steht und verwendet wird
• Vermeiden Sie Wissens-Dupletten in verschiedenen Unter-Prompts oder gar widersprüchliche Aussagen

Schritt 5 – Was nach dem Gespräch passieren soll

Im Abschnitt „Was nach dem Gespräch passieren soll“ legen Sie fest, welche Auswertungen und Benachrichtigungen nach einem Gespräch ausgelöst werden.

E-Mail-Nachbearbeitung

Sie können sich nach einem Gespräch automatisch E-Mails zusenden lassen, zum Beispiel mit:

• einer kurzen Zusammenfassung (2–3 Sätze),
• einer ausführlichen Zusammenfassung (detaillierter Verlauf),
• einem Transkript des Gesprächs,
• einem Hinweis auf einen Mitschnitt (falls aktiviert).

Typische Einsatzszenarien:

• Dokumentation von Reservierungen, Terminen oder wichtigen Kundenanliegen,
• Übergabe von Informationen an ein Backoffice oder eine Fachabteilung,
• Nachverfolgung von Supportfällen.
• Import der Mails in ein webbasiertes System zur strukturierten Bearbeitung oder Archivierung (Datenschutz dabei beachten !)

Webhook-Nachbearbeitung

Mit einem Webhook können Sie die Gesprächsdaten automatisiert an ein externes System schicken, z. B.:

• Reservierungssystem,
• CRM oder Ticketsystem,
• eigenes Backoffice-Tool.

Dabei werden (je nach Konfiguration) u. a. folgende Informationen übertragen:

• Datum und Uhrzeit,
• Rufnummer des Anrufers,
• Gesprächsdauer,
• kurze und/oder ausführliche Zusammenfassung,
• optional Transkript und weitere Metadaten.

Die URL und die Authentifizierungsdaten für den Webhook erhalten Sie vom Betreiber des Zielsystems.

Hinweis: Nutze E-Mail-, Webhook- und Mitschnittfunktionen nur, wenn deine Datenschutzhinweise entsprechend angepasst sind und – soweit erforderlich – eine Einwilligung deiner Anrufer:innen vorliegt. Details dazu findest du auf der Seite Rechtliche Orientierung & Datenschutz.

Schritt 6 – Routing & Ansage konfigurieren

Damit Anrufe überhaupt bei der Telefon-KI landen, müssen Sir im VoIP-Tarif die Weiterleitung auf den KI-Agenten einrichten.

Routing auf den KI-Agenten

1. Öffnen Sie im betreffenden VoIP-Account den Dialog Routing und Weiterleitung.
2. Legen Sie eine neue Weiterleitungsregel an oder bearbeite eine bestehende.
3. Wählen Sie als Ziel das Weiterleitungsziel „KI-Agent“ und den gewünschten Agenten.
4. Optional können Sie:

• Zeitfenster festlegen (z. B. nur außerhalb der Öffnungszeiten),
• bestimmte Rufnummern gezielt auf die KI leiten,
  • hier ist es zum Testen sehr sinnvoll nur eingehende Anrufe von der eigenen Handynummer durchzustellen, bis alles wie gewünscht funktioniert
• Prioritäten im Zusammenspiel mit anderen Zielen (z. B. Telefonanlage, Mailbox) definieren.

Hinweis-Ansage vorschalten

In vielen Fällen ist es sinnvoll oder sogar rechtlich erforderlich, Anrufer:innen zu Beginn über den Einsatz der KI und eine mögliche Aufzeichnung zu informieren.

1. Öffne den Ansagen-Manager im VoIP-Webinterface.
2. Nimm eine neue Ansage auf oder lade eine vorhandene Datei hoch.
3. Ordne diese Ansage als Vorgeschaltete Ansage der Weiterleitung auf deinen KI-Agenten zu.

Es gibt aber auch Fälle, wo die Ansage bereits zum Beispiel von der eigenen TK-Anlage abgespielt wurde oder bei geschlossenen Nutzerkreisen die Information zur Verarbeitung auf anderen Wegen gegeben wurde und dabei auch das Thema „informierte Einwilligung“ bereits extern geklärt wurde. In solchen Fällen (und nur in solchen Fällen) können Sie auf eine vorgeschaltete Ansage verzichten. Sie müssen den Disclaimer explizit bestätigen, dass Sie dies extern gelöst haben.

Schritt 7 – Testanruf durchführen

Bevor Sie Ihre Telefon-KI produktiv einsetzen, sollte diese gründlich getestet werden:

• Rufe Ihre Nummer von einem externen Anschluss (z. B. Handy) an.
• Tipp: Im Dialog Routing und Weiterleitung können Sie sicherstellen, dass nur Anrufe von Ihrem Handy bearbeitet werden - diesen Filter können Sie später herausnehmen
• Prüfen Sie:
  • Wird die richtige Ansage abgespielt?
  • Meldet sich die KI wie im Prompt beschrieben?
  • Werden typische Fragen sinnvoll beantwortet?
  • Funktionieren Weiterleitungen (z. B. zu einer Notfallnummer oder zum menschlichen Support)?
  • Kommen E-Mails mit Zusammenfassungen/Transkripten wie gewünscht an?
  • Werden Webhooks korrekt ausgelöst und im Zielsystem verarbeitet?
  • Funktioniert ein eventueller Mitschnitt wie vorgesehen?

Wenn etwas nicht wie gewünscht funktioniert, passen Sie Prompt, eventuelle Unter-Prompts, Routing oder Nachbearbeitung u.a. an und testen Sie erneut.

Checkliste: Einrichtung abgeschlossen?

Wenn Sie folgende Punkte abhaken können, ist Ihre Telefon-KI technisch sauber eingerichtet:

• [ ] Tarif mit aktivierten KI-Funktionen vorhanden.
• [ ] Mindestens ein KI-Agent angelegt und benannt.
• [ ] Hauptanweisungen (Basis-Prompt) erstellt und sinnvoll strukturiert.
• [ ] Ggf. Unter-Prompts für Spezialthemen angelegt und im Basis-Prompt referenziert.
• [ ] E-Mail- und/oder Webhook-Nachbearbeitung nach Bedarf konfiguriert.
• [ ] Informations- und Einwilligungskonzept abgestimmt, implementiert und geprüft (siehe Rechtliche Orientierung & Datenschutz).
• [ ] Routing auf den KI-Agenten eingerichtet.
• [ ] Hinweis-Ansage vor der Telefon-KI geschaltet (meistens erforderlich).
• [ ] Mehrere Testanrufe erfolgreich durchgeführt.

Danach können Sie die Telefon-KI im Alltagseinsatz beobachten und bei Bedarf feinjustieren (Prompt optimieren, neue Unter-Prompts ergänzen, Routing verfeinern usw.).