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1 KI-Telefonie – Hinweise & Support

KI-Telefonie – Hinweise & Support

Worum geht es hier?

Mit der Telefon-KI können eingehende Anrufe automatisch von einer KI-gestützten Telefonassistenz (einem sogenannten KI-Agenten) angenommen, ausgewertet und beantwortet werden. In unseren VoIP-Tarifen sind diese Funktionen, je nach Tarif mit unterschiedlichen Limitierungen und Preisen, technisch enthalten.

Diese Seiten erklären Ihnen:

welche rechtlichen Punkte Sie als Betreiber beachten sollten,
wie Sie die Telefon-KI in deinem VoIP-Tarif einrichten,
wie Sie gute Prompts schreiben,
und bieten Ihnen praxisnahe Beispiel-Prompts für typische Einsatzszenarien.

Für wen ist diese Dokumentation gedacht?

Inhaber:innen und Verantwortliche von VoIP-Accounts und Rufnummern (z. B. Unternehmen, Praxen, Kanzleien, Handwerker, KMUs …),
Administrator:innen, die VoIP-Tarife und KI-Agenten konfigurieren,
Reseller, die die Telefon-KI an eigene Kund:innen weitergeben.

Was Sie mindestens beachten sollten (Kurz-Checkliste)

Diese Liste ersetzt keine Rechtsberatung, hilft Ihnen aber bei der Orientierung - genau wie alle Text hier bei uns zum Thema Recht. Wir lösen die technischen Probleme für Sie, bei den rechtlichen können wir nur erste Ideen geben, keine Beratung. Dafür gibt es Ihren Datenschutz-Beauftragten und spezialisierte Rechtsanwälte:

[ ] Sie wissen, wofür Sie die Telefon-KI einsetzen wollen (z. B. Vorqualifizierung, Reservierungen, Infotelefon).
[ ] Sie haben geprüft, welche Daten dabei verarbeitet werden (Rufnummer, Gesprächsinhalt, Mitschnitt, Transkript).
[ ] Sie informieren deine Anrufer:innen zu Beginn des Gesprächs, dass eine KI eingesetzt wird.
[ ] Sie holen für die Verarbeitung von Ihren Anrufer:innen zu Beginn des Gesprächs eine Einwilligung, z.B. per abgestuften Verfahren.
[ ] Falls Sie Mitschnitte oder Transkripte aktivieren und weiter verarbeiten, haben Sie Ihre Datenschutzhinweise entsprechend angepasst und – falls nötig – eine Einwilligungslösung umgesetzt.
[ ] Sie haben festgelegt, wie lange Sie Mitschnitte/Transkripte aufbewahrst und wer darauf zugreifen darf.
[ ] Sie haben die Telefon-KI mit einem Probeanruf umfassend getestet, bevor Sie sie produktiv einsetzen.

Die Detail-Seiten zur Telefon-KI bei uns im Wiki

Da alle Infos eine Wiki-Seite sprengen würden, haben wir die Themen auf einzelne Wiki-Seiten verteilt:

Rechtliche Orientierung & Datenschutz: Grundlagen zu DSGVO, AI-Act, Informations- und Einwilligungspflichten und welche Punkte Sie prüfen sollten.

Telefon-KI einrichten und konfigurieren - Schritt für Schritt: Von der Tarifauswahl über das Anlegen eines KI-Agenten bis zum Routing und der vorgeschalteten Ansage.

Gute Prompts schreiben: Aufbau eines guten Basis-Prompts, Einsatz von Unter-Prompts (Spezialanweisungen) und typische Stolperfallen.

Beispiel-Prompts & Praxis-Empfehlungen: Fertige Beispiel-Prompts für typische Branchen (z. B. Gastronomie, Handwerk, Arztpraxis, Kanzlei) sowie Best Practices aus der Praxis.

Disclaimer Wiki-Seiten:

Das Portunity Wiki ist eine offene Plattform welche von Portunity als ein Bestandteil der Website bereiterstellt und betrieben wird. Sinn und Zweck ist es gemeinschaftlich an Texten zu arbeiten und so einen Wissens- und Knowhow-Pool aufzubauen. Mitarbeiter von Portunity-Firmen, Kunden von Portunity-Firmen und Mitglieder der Portunity-Comunity können diese Plattform gleichermassen lesend und schreibend nutzen und so kollaborativ am gemeinschaftlichen Wissen arbeiten.

Es sollte von daher klar sein, dass die Portunity GmbH, die Portunity Media GmbH oder andere Portunity nahe Firmen als Betreiber der Wiki-Plattform nicht unbedingt Kenntniss von einzelnen Inhalten haben müssen. Dies gilt insbesondere für von Kunden und Community-Mitgliedern beigesteuerten Inhalten. Auch unsere Mitarbeiter haben nicht immer Kenntnis von allen Inhalten.

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