IMAP EMail kommt mit diversen Vorteilen - IMAP vs POP3

In Kürze wird allen unseren Kunden neben dem POP3- auch das IMAP-Protokoll zur Verfügung stehen. Im folgenden Beitrag möchte ich auf die Unterschiede zwischen dem POP3- und dem IMAP4-Protokoll eingehen und dabei die Vorteile von einem IMAP Konto herausarbeiten. Außerdem werde ich nochmal kurz auf die Mailserver-Umstellung vom März eingehen - welche letztendlich auch zur Vorbereitung der IMAP-Einführung diente.

Mitte Februar haben wir unseren hausinternen Mailserver von Portunity umgestellt - sozusagen als Generalprobe. Denn danach hatten wir Mitte März unseren Hauptmail-Server ebenfalls umgestellt und damit von Grund auf erneuert. Auf unserem Haupt-eMail-Server laufen alle eMails unserer Endkunden aus den Bereichen Hosting (z.B. Webhosting, Webspace usw.) und Access (z.B. DSL-Zugänge usw.) auf und werden dort zum Abruf vorgehalten - zukünftig auch per IMAP EMail Konto.

Der Abruf von eMails lief bislang über das sogenannte POP3-Protokoll. Dieses Verfahren ist im Prinzip sehr einfach: Beim Abholen von eMails werden alle eMails von unserem Server heruntergeladen und dann anschließend gelöscht. Die eMails befinden sich dann auf dem lokalen eigenen Rechner zur Ansicht und beliebigen Nutzung. Dieses Verfahren ist seit Jahren etabliert und funktioniert sehr zuverlässig.

Nachteile von POP3

Allerdings hat das POP3-Verfahren auch Nachteile: Problematisch wird es zum Beispiel, wenn man von mehreren Orten seine eMails bearbeiten will. Dies wurde von immer mehr Kunden in den letzten Jahren immer öfter gewünscht, haben doch viele neben dem PC auch noch ein Notebook, Netbook, IPAD oder ein Smartphone (IPhone, Android-Handy o.ä.). Die mobile Welt ist halt auf dem Vormarsch und man möchte auch von der Arbeit und von Unterwegs z.B. auf seine geschäftlichen aber auch privaten eMails jederzeit zugreifen.

Die eMails, welche man per POP3 von unserem Server abgeholt hat, sind dann aber in der Regel bereits gelöscht worden. Einige eMail-Programme bieten zwar die Möglichkeit, die eMails auf dem Server zu belassen. Aber auch dies hat Nachteile: Das Postfach wird immer größer (der POP3-Abruf damit auch immer langsamer) und man sieht außerdem nicht, welche eMails man bereits beantwortet und gelesen hat und welche neu sind.

Will man eine eMail-Adresse von mehreren Personen bearbeiten lassen (z.B. die Haupt-Firmen- oder -Vereinsadresse, oft "info@"), ist dies mit dem POP3-Verfahren ebenfalls schwierig. Auch hier ist das Problem, dass man trotz der bestehenden Möglichkeit die eMails mehreren Personen zugänglich zu machen, einfach nicht sieht, welche eMails bereits beantwortet wurden und welche nicht.

Ein weiterer Nachteil im POP3-Abruf liegt darin, dass immer alle eMails inklusive aller Anhänge übertragen werden. Dies ist gerade bei mobiler Nutzung via Smartphone (IPhone, Android-Handy u.a.) nicht immer sinnvoll und toll - bei großen Anhängen dauert dies nicht nur lange sondern es entstehen je nach Tarif manchmal auch hohe Kosten.

Vorteile von IMAP durch zentrale Verwaltung per IMAP Server

Um diese Nachteile zu lösen wurde schon vor einiger Zeit das IMAP-Protokoll entwickelt. Hierbei werden die Nachrichten nicht mehr vom Server abgeholt und dann gelöscht, sondern sie verbleiben zentral auf dem Mailserver und werden dort auch verwaltet.

Das eMail-Programm zeigt die eMails zwar an, speichert aber die eMails immer auf dem Mailserver. IMAP Email hat so einige Vorteile - aber auch Nachteile auf die ich im folgenden eingehen möchte:

  • Alle Rechner und eMail-Programme (IMAP Client) auf diversen Geräten sind immer schön synchron: man kann so zu unterschiedlichen Zeiten von unterschiedlichen Geräten aber auch parallel und gleichzeitig im selben IMAP Postfach arbeiten. Egal ob vom Desktop-PC oder Mac, per IPad oder vom Smartphone wie IPhone, Android-Hany u.a.
  • Gemeinsam genutzte IMAP Postfächer für mehrere Benutzer oder Mitarbeiter werden möglich: Stichwort Haupt-eMailadressen "info@" u.a. Jeder Nutzer sieht dabei dann im IMAP Account auch den Postausgang und zum Beispiel auch ob eMails bereits beantwortet wurden, kann diese aufrufen usw.
  • Serverseitige Suche und Sortierung: Die Suche über alle eMails läuft serverseitig, so können auch Geräte mit geringer CPU-Leistung und geringen Speicher (z.B. mobile Geräte) sinnvoll in großen Postfächern arbeiten
  • Reduzierung von lokalen Daten: Das lokal benötigte Datenvolumen wird drastisch reduziert (quasi auf Null) - ganz wichtig ebenfalls für mobile Geräte
  • Schnellere Zustellung: Sofortige Zustellung von Nachrichten via Push-Verfahren, wodurch keine komplette Übertragung großer Datenmengen mehr nötig ist. Die zu übertragenen Datenmengen werden in der Regel ebenfalls erheblich reduziert - was ebengfalls wieder der mobilen Nutzung zugute kommt

 

 

     

Warum erst jetzt ?

Spätestens jetzt kommt vermutlich die Frage auf: Wenn IMAP4 so toll ist und solche immensen Vorteile gegenüber dem etablierten POP3-Protokoll bietet, warum wird es dann nicht schon längst von Portunity angeboten ? Dafür gibt es mehrere Gründe:

  • Anfangs (vor einigen Jahren) gab es aufgrund der Komplexität kaum gute eMail-Programme (IMAP Clients). Dies hat sich in den letzten 2-3 Jahren jedoch positiv geändert und IMAP ist auch in immer mehr Geräten unterstütz worden. Gerade das IPhone hat in der mobilen Welt zur Revolution geführt.
  • Nachfrage: Gab es 2005 z.B. nur sehr vereinzelt Nachfragen von Kunden, kam dies in den letzten Jahren und Monaten immer öfter vor. Von daher stieg auch bei uns der Druck deutlich an
  • Aktive Verbindung nötig: Da die eMails auf dem Server liegen, wird eine dauerhafte und stabile Verbindung zum Internet benötigt. Dies ist heute durch Flat-Rates oder günstige Volumentarife aber selbst bei mobiler Nutzung immer oder sehr oft gegeben. Dies war vor einiger Zeit auch noch nicht so selbstverständlich. Einige IMAP-Programme bieten aber auch die Möglichkeit, gerade aktuelle eMails doch noch lokal in Kopie vorzuhalten, so dass auch ein Offline-Arbeiten möglich bleibt.
  • Hohe Serveranforderungen: Wenn alle eMails zentral gespeichert, vorgehalten und verwaltet werden, sind die Serveranforderungen naturgemäss viel höher. Auch weil die Verbindungen bei IMAP ja quasi schon fast dauerhaft offen gehalten werden, sind die Server stärker belastet. Dies betrifft natürlich erstmal uns als Ihr Serviceprovider - muss aber trotzdem ja gewährleistet sein.
  • Sicherheit und Backup: Wenn wir die eMails bei IMAP im gegensatz zu POP3 dauerhaft (unendlich ?) und in großen Mengen verwalten, steigt natürlich auch die Anforderungen an die Datensicherung und Sicherheit nochmal deutlich.

Wir selber hatten IMAP zwar bereits vor ca. zwei Jahren in unserem Webinterface implementiert und auch Resellern auf eigenen Servern bereits munter angeboten - aber erst durch einen völlig neuen eMail-Server sind wir jetzt in der Lage dies auch unseren eigenen Endkunden zugänglich zu machen. Die bis März alten Mailserver hätten dies von der Leistungsfähigkeit der Prozessoren (CPUs) aber auch von der Speicherkapaziät her nicht mehr geschafft. Neue Server hatten wir Ende letzten Jahres bestellt und installiert, im Januar ausführlich getestet und im März produktiv genommen - so dass wir nun technisch bereit sind.

Weitere Vorteile unseres neuen eMail-Servers

Neben IMAP hat der neue eMail-Server von Portunity aber auch noch weitere Vorteile bieten:

  • Höhere Sicherheit durch SSL-verschlüsselte Kommunikation
  • Abwesenheitsbenachrichtigungen / Autoresponder
  • Verbesserter Spamschutz: Neue Methoden verbessern die Erkennunsrate
  • Abschaffung des Greylisting-Verfahrens: Dies war ein Verfahren um Spam einzudämmen, führte allerdings teilweise zu verzögerter Mailzustellung
  • Größere Postfächer: Mehr Speicherplatz - geben wir gerne weiter
  • Einfachere Einrichtung des weit verbreiteten Mailclients Thunderbird
  • Für IMAP: Automatische serverseitige Einsortierung von EMails in Unterordner (IMAP Ordner) anhand von Kriterien, z.B. SPAM in einem SPAM Ordner
  • Verbesserter und schnellerer Zugriff mit unserem Webmail-Client (ermöglicht durch IMAP)
  • IPv6: Um etwaige Probleme durch die Umstellung auszuschließen, werden wir zwar noch nicht sofort sondern erst mit etwas Abstand aktivieren - kann und wird dann dieses Jahr hoffentlich grundsätzlich kommen

IMAP oder POP3 ? Kann - kein muss. POP3 steht auch weiterhin zur Verfügung

Wir hatten die Serverumstellung lange und sorgfältig geplant - ein weiterer Grund warum es ein wenig länger gedauert hat. Die Umstellung im März ging planmässig vor sich, außer einer kurzen (angekündigten) Unterbrechung der Verfügbarkeit in den Morgenstunden kam es zu keinerlei Ausfällen oder Problemen.

Auch das POP3-Protokoll steht weiterhin zur Verfügung. Es muss also kein Kunde tätig werden und jetzt zwangsweise auf IMAP Mail umsteigen.

Lediglich einige wenige Kunden hatten nach der Umstellung des Servers mit dem Versand Probleme: Bislang hatten wir als Authentifizierungs-Verfahren POP3 before SMTP eingesetzt, boten aber seit einiger Zeit auch bereits SMTP-Auth an. Auf dem neuen Server nutzen wir ausschließlich nur noch SMTP-Auth (was lange angekündigt war). Hier hatten einige Kunden schlicht noch nicht umgestellt - zwischenzeitlich sollte sich der Staub hier gelegt haben.

Des weiteren gab es unmittelbar nach der Umstellung ein größeres SPAM-Aufkommen. Dies lag daran, dass die Spam-Filter auf dem neuen Server erst mal wieder lernen mussten "wie Spam aussieht". Zwischenzeitlich sollte die Spam-Datenbank besser und gut gefüllt sein, so dass sich die Spam-Erkennungsrate sich wieder verbessert bis normalisiert haben sollte.

 

IMAP - Vorteile kostenlos nutzen

IMAP werden wir zukünftig in fast allen Tarifen, welche EMail-Adressen enthalten, kostenlos freischalten: z.B. in unseren Webhosting-Tarife (Hosting), DSL-Zugänge (Access) und anderen. 

Kostenfrei enthalten sein wird je nach Tarif auf dem IMAP Server ein oder zwei GByte Mail-Speicher, welcher beliebig auf verschiedene Postfächer und damit eMail-Adressen aufgeteilt werden kann. Es kann jedoch auch der gesamte Speicherplatz für ein einziges IMAP Konto verwendet werden. Bestehende Kunden werden wir in den kommenden Tagen / Wochen per eMail-Newsletter informieren, welche Tarife genau IMAP erhalten und welche nicht.

Viel Platz Für Power-User: Wer wirklich viele eMails bekommt und jahrelange Archive auch rückwirkend im Zugriff halten will / geschäftlich vorhalten muss, für den bieten wir in Kürze zwei neue spezielle IMAP-Tarife an in welchen 25 und 100 GByte Speicherplatz zur Verfügung stehen werden. Damit sollten auch wirklich großen Mail-Konten ausreichend Platz zur Verfügung stehen. Sich ein "IMAP Konto einrichten" ist also in Kürze möglich - Tarif-Infos folgen.

Sofern Sie das neue IMAP-Verfahren oder andere Vorteile wie die angebotene verschlüsselte Daten-Übertragung (SSL) nutzen möchten, sind in der Regel Änderungen an Ihrem PC / Mail-Client nötig. Diese können von einfachen und wenigen Umstellungen in Einstellungsdialogen Ihres Mailprogrammes bis hin zu umfangreichen Installationsarbeiten / Wechsel von eMail-Programmen gehen.

Wir haben im Rahmen der Umstellung unseres Haupt-Mailservers eine Seite in unserem Wiki eingerichtet, wo wir einige Anleitungen z.B. für Outlook 2010, Thunderbird u.a. veröffentlicht haben. Auch wenn wir gerne zukünftig unser möglichstes tun werden: Wir bitten um Verständnis, dass wir nicht für jedes eMail-Programm und jedes Szenario Anleitungen bereitstellen können. Dazu gibt es einfach zu viele unterschiedliche Geräte, eMail-Programme und Netzwerk-Topologien. Bitte wenden Sie sich im Zweifelsfall auch an Ihren Systemadministrator, Systemhaus oder Dienstleister welcher Sie in Netzwerk- und EDV-Fragen betreut.

Ich hoffe ich konnte mit diesem Artikel die Vorteile von IMAP gegenüber POP3 sowie unseres neuen Mailservers vorstellen. Auch wollte ich für das IMAP-Verfahren ein klein wenig werben. Wir werden bis Ende Mai offiziell und auch in den bestehenden Tarifen IMAP anbieten und unterstützen - bestehende Kunden werden per eMail über die Verfügbarkeit informiert. Damit ist Portunity nun als Provider ebenfalls Anbieter von IMAP EMail.

Wie immer freuen wir uns über Kommentare, Kritik, Feedback und weitere Wünsche. Cheers.

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